Tras trece años ejerciendo de gestor de proyectos (o Product Owner) en Biko, sin duda esta es la situación más peculiar que personalmente he tenido, aunque en la práctica no hay más que aplicar las mismas dinámicas de teletrabajo que ya venimos practicando desde hace años.
Si bien voy a hablar de tecnologías, al final de este post lo mejor es que te quedes con otra idea: comprar e instalar la tecnología que te permita teletrabajar es fácil. Lo delicado es gestionar y adecuar dichas herramientas a tu equipo, de tal manera que les dé alas y no se conviertan en una burocracia más.
¿Cómo gestiono este embrollo?
Eso es lo que debió pensar uno de mis actuales clientes cuando vio el proyecto digital que tenía ante sí. Un proyecto que gestiona decenas de personas, de seis empresas proveedoras distintas, cada una en su propia localidad e incluso con uso horario diferente, para un cliente separado a su vez en tres ubicaciones distintas. Y todo ello con empresas potencialmente competidoras, desarrollando de manera fusionada para conseguir un fin común y bajo un deadline concreto.
El primer obstáculo era el poder coordinar las tareas de todos los roles (consultores, diseñadores, maquetadores, desarrolladores de front, back, APIs…y, por supuesto, del cliente) de tal manera que no sufrieran bloqueos o dependencias.
No pongo en duda que un panel físico puede tener su encanto… pero las ventajas de un panel digital son claras: deja que todo el mundo pueda actualizar el estado de las tareas, independientemente del cuándo y del dónde. Además, de manera automática, proporciona estadísticas que te permiten gestionar el proyecto. Algunas features muy útiles son el tiempo medio de vida de cada historia de usuario, en qué punto se sufren bloqueos, cuál es la dependencia entre tareas, cuál es tu velocidad media o el hecho de que te genere un cuadro de mando automático. En definitiva, todo aquello que te permite tener el control del proyecto con un simple vistazo.
Si te encuentras en el primer paso de un proyecto, o si el contexto del mismo no es muy complicado, sin duda desde Biko te recomendamos Trello. Es tan intuitivo como si pegases los post its directamente en la pared, con lo que en pocos minutos lo tendrás en marcha. Y tiene innumerables plugins para personalizarlo a tus necesidades. Si por el contrario tu proyecto es más complejo, optamos por Jira. Te ofrece mucho más control sobre los roles del proyecto, permisos, flujos de las tareas, estadísticas… y además puedes integrarlo con otras herramientas como Bitbucket.
Eso sí, esta maquinaria funcionará solo si tu equipo ve la utilidad del panel. Explícales cómo esto les ayuda a no pisarse el trabajo entre ellos, o a localizar mejor si se ha desarrollado algo, cuándo, quién y porqué.
Visión (y documentación) compartida
Otra necesidad a la hora de gestionar un proyecto en remoto es disponer de un repositorio de documentación de acceso universal que podamos editar fácilmente varias personas en tiempo real, dejando constancia de quién cambia qué. Olvida los documentos en papel que nunca tienes a mano o los infumables documentos de distintas versiones compartidos por email (ya sabes, los “presupuesto 2.1-revisado por Javier-versión finalísima-ahora sí” ). Si empiezas de cero, nuestra recomendación sin duda es Google Drive. Gratuito, con las ventajas descritas y tan intuitivo como la suite Office (Word, Excel, Powerpoint…) No en vano, Microsoft no se ha querido quedar atrás y nos ofrece su herramienta propia del Office, el Microsoft Teams, con la que también hemos trabajado.
Que no decaiga
Finalmente, el tercer reto es conseguir que no se pierda esa sinergia que existe cuando dos personas trabajan físicamente juntas, sentadas frente a la misma pantalla, o en torno a una mesa de reuniones.
Es curioso como todos sabemos que el medio más ineficaz e impersonal es el email. Lo poco práctico que es para los detalles diarios… y el abuso que hacemos de él. Hay empresas que intentan dar un paso adelante incentivando que la gente se anime en esos casos a descolgar el teléfono y llamar a la otra parte. Pero, ¿por qué dar un paso cuando puedes dar un salto? Nuestra recomendación es que utilices las videollamadas. Mucha gente aún es reticente porque en su mente está el tener que ir a una sala especial, conectar el caro sistema de videoconferencias que contrató la empresa, “espera que no te oigo”… Olvídate de eso. Hoy todos los portátiles tienen webcam, con lo que solo necesitas unos auriculares. Con un par de ajustes, puedes poner el acceso directo en tu escritorio para tener a tu compañero o cliente a un clic de distancia. Puedas tener una conversación de seguimiento ahora mismo y ayudar en la transparencia del proyecto. Compartir pantalla para resolver las dudas o revisar juntos el código que has hecho. No en vano, nosotros tenemos videoconferencias continuamente. De hecho, lo tentador ahora es no hacerlo incluso cuando tu compañero está en el mismo piso.
Algunas de las herramientas mencionadas ya tienen videoconferencias integradas (Gmail, Teams, Slack…) por lo que no hay nada que te impida empezar YA.
Otras consideraciones
Tip 1
Es recomendable usar una herramienta de chat para esos comentarios puntuales que no precisan de la formalidad de un email. Casi todas las herramientas mencionadas previamente lo tienen, así que no tienes que instalarte nada nuevo. Nuestro consejo es que crees un canal “random” para temas más distendidos no relacionados con el proyecto. Al teletrabajar se pierde el contacto humano, las conversaciones casuales de café, qué tal tu fin de semana, cómo vas con tu afición, mira la foto de mi gato, que meme tan gracioso… No lo consideres una distracción o una pérdida de tiempo. Esto hace que la moral no decaiga con el tiempo. Que todos -incluyendo el cliente-, conozcamos y empaticemos con el estado de ánimo del compañero. Que nos desahoguemos con el otro si es preciso. En definitiva, que no perdamos nuestra humanidad debido al teletrabajo. Es la diferencia entre que un grupo de diez personas trabajen casualmente en un mismo proyecto, o diez personas formen un equipo para trabajar juntos y sacar adelante un proyecto. Créeme, cuando vengan mal dadas -que tarde o temprano vendrán-, el haber fortalecido este vínculo, puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso.
Tip 2
¡No abuses de la mensajería de chat! Es muy tentador y cómodo escribir algo en el chat del equipo sabiendo que a todos les va a aparecer inmediatamente una notificación parpadeante en la pantalla. Sin duda lo que tienes que decir es muy importante. Pero… ¿es urgente? ¿Tan urgente como para no poder esperar unas pocas horas en el peor de los casos?
Date cuenta de que la mayor pérdida de productividad de tu equipo se produce debido a las innumerables interrupciones que sufrimos a lo largo del día. Si tu mensaje no es muy urgente, emviálo por email. No rompas el foco de tu propio equipo. No torpedees tu propio proyecto. Ya lo leerán en un rato.
Estos son algunos de mis trucos y recomendaciones a la hora de gestionar un proyecto o un equipo en remoto. ¿Cuáles son las tuyas?
