En Biko llevamos ya bastantes años trabajando en remoto. Es más, en ocasiones, combinamos el trabajo remoto con el presencial; hacemos trabajo 100% presencial o tenemos personas que trabajan 100 % a distancia. En definitiva: si la experiencia es un grado, nosotros tenemos un Doctorado en esto de gestionar, coordinar y hacer posible el trabajo en remoto; tanto internamente, como con muchos de nuestros clientes.
Seguro que estos días tienes la bandeja de entrada llena de consejos sobre cómo trabajar en remoto, cuáles son los mejores métodos de organización y otras tantas recomendaciones que, a nuestro parecer, pueden estar algo obsoletas en ocasiones.
No lo vamos a negar: esta ventaja competitiva nace de la propia naturaleza de nuestro sector y de la gran cantidad de medios y herramientas con las que convivimos día a día. Sin embargo, hemos visto que muchas de las cosas de las que nosotros nos valemos para trabajar a diario son extrapolables a otros sectores, empresas o particulares; y pueden ayudar a hacer un poco más sencilla esta nueva situación. No te vamos a descubrir América: te vamos a descubrir nuestra América.
A partir de hoy, vamos a compartir una serie de posts y vídeos en los que te iremos contando cómo nos coordinamos nosotros como organización en nuestro día a día, de qué herramientas se valen cada uno de los perfiles que trabajan en Biko (product owners, diseñadores UX/UI, desarrolladores…) para trabajar en remoto y algunos casos concretos y reales con clientes, para que aterrices mejor toda la información.
Así que para empezar, te vamos a hablar de cómo funciona Biko a nivel organización. Para algunos os resultará normal, o parecido a cómo funcionáis vosotros. Para otros, seguro que os suena totalmente marciano. Así que vamos allá.
Las claves del trabajo en remoto
Para que más de 70 personas trabajen de manera coordinada en remoto, la base no es tener una buena infraestructura -que también-, sino un intangible mucho más valioso: la confianza. Y aunque esto pueda parecerte a priori algo de perogrullo, no lo es. La confianza, la transparencia y tener una visión compartida de la propia organización son elementos básicos para poder remar en la misma dirección. Una organización que no confía en las personas que forman parte de ella, o viceversa, no permite un desarrollo orgánico para nadie.
Nuestro repositorio
Así que para empezar, vía libre para todo el mundo: utilizamos Google Drive como repositorio de archivos compartido: como lugar común donde volcamos nuestros proyectos, ideas, ofertas, diseños y otros documentos para que cualquiera pueda consultar lo que necesite.
Esta inmensa biblioteca interna virtual requiere un mínimo de estructura a la hora de nombrar carpetas raíz, archivos, etc; de tal manera que siempre sigamos una misma pauta en la jerarquía de la información. En nuestro caso además, al utilizar la versión Business de la suite de Google, tenemos acceso a unidades compartidas, que nos permiten ampliar nuestro espacio virtual y ganar más estructura.
Las ventajas de la suite de Google son muchas. Una de nuestras favoritas es sin duda que, además de que no es necesario tener instalado el paquete office para poder usar Powerpoint, Word o Excel -porque existen sus versiones online- los documentos son colaborativos, por lo que varias personas pueden estar editando el mismo documento a tiempo real, dejarse comentarios, compartirlo, etc. Así, ya no existen documentos que sean “entrega_oferta_versionfinal_finalok_Ok_OK” sino que existe un único documento que siempre estará actualizado.
Nuestro canal de comunicación
Comunicarse internamente es otra de las patas más básicas para que todo fluya. En nuestro caso, utilizamos Slack como herramienta de mensajería instantánea. A lo largo de nuestra historia hemos probado unas cuantas (Como Hipchat en su día), pero esta nos convence especialmente.
Tenemos un canal #general para tratar cosas a nivel de organización, otro para asuntos #random, un canal de #noticias… y, por supuesto, los canales para los proyectos o los círculos sociocráticos, una de las nuevas aventuras organizacionales en las que andamos metidos/as.
Slack es un chat común que permite compartir archivos de cualquier tipo, hacer videollamadas y además, sobreescribir con un rotulador virtual cuando estás compartiendo pantalla, algo súper útil para explicar conceptos, especialmente en diseño.
Toca reunirse
Como hemos comentado, la suite de Google nos aporta muchas ventajas. El propio Google Calendar nos sirve como agenda personal y como herramienta para convocar reuniones. En este caso, cada una de las reuniones lleva un enlace automático asociado a Google Meet, la herramienta pro de Google Hangouts, que te permite hacer videollamadas para cualquier número de personas (el otro día estuvimos 73 personas en una videoconferencia y nos entendimos a la perfección) 🙂
Muchas de las reuniones que hace algunas semanas teníamos en físico (como la reunión semanal de organización) ahora las seguimos haciendo con Google Meet. Pero también hemos creado otros “espacios” virtuales en forma de enlace a una convocatoria de Google Meet, como es el caso de “La cocina de Biko”. En estas semanas, más que nunca, necesitábamos seguir teniendo un espacio de encuentro con el resto de compañeros y compañeras. La cocina de Biko es un sitio para tomar café y compartir las batallitas de nuestra propia cuarentena.
El tablón de tareas
Existen múltiples herramientas de tableros kanban para gestionar las tareas tanto de los equipos, como de la propia organización. En nuestro caso utilizamos Trello, un panel -con listas- que lo mismo nos sirve para hacer seguimiento de los clientes, ofertas, solicitudes e impedimentos en nuestra reunión operativa de los lunes, que para montar nuestro archiconocido Open Space.
La interfaz de Trello, limpia e intuitiva, hace que crear listas con tarjetas para las tareas, asignar responsables o añadir archivos y documentos sea pan comido. Por no mencionar las decenas de plug-ins de lo más útiles que permite esta aplicación, muchos de ellos compatibles con la suite de Google, potenciando ambas herramientas hasta límites insospechados. Pero de esto en concreto os hablaremos en otros posts algo más adelante.
Como veis, esto es solo una vistazo general a una manera particular de organizarse. No es la única fórmula, ni tiene por qué ser la mejor, pero es la que a nosotros nos funciona. En las próximas semanas os iremos contando cómo utilizamos algunas de estas herramientas y que pautas tenemos para el trabajo distribuido.
Nos encantaría saber cómo te estás organizando tú. Por favor, déjanos aquí tu comentario, o por Twitter, o escríbenos a comunicacion@biko2.com. Entre todos, podemos sacarle chispas a todo el potencial del trabajo en remoto.
