¿Qué era el Open Space de Biko? Básicamente un día para descubrir las tendencias del universo tecnológico. El día estaba compuesto por charlas, aprendizaje y mucha tortilla de patata, compartíamos un espacio físico y mental. Preparábamos dos eventos anuales: un Open abierto donde se invitaba a gente externa a la empresa y otro interno para los bikonianos donde vivíamos experiencias y conocimiento y donde discutíamos sobre las cosas que nos preocupaban o el futuro de la empresa.
El gran reto de este 2020 ha sido hacer el Open interno desde nuestras casas, sin perder la esencia del evento.
Como en anteriores ocasiones, todo comenzó con un grupo de trabajo compuesto por trabajadores voluntarios, que se encargaron de decidir qué día (al final llegamos al acuerdo de hacerlo el 30 de octubre) y cómo querían que fuera el único Open del año. El trabajo colaborativo y los distintos perfiles ayudaron mucho a repartir el trabajo, sin que fuera una carga para unas pocas personas.
Como este año estamos teletrabajando y no íbamos a poder disfrutar del catering habitual, decidimos invertir el presupuesto en un regalo para todos los asistentes, algo que pudiéramos disfrutar desde nuestra casa. Así que pensamos… ¿Qué mejor que un aperitivo variado, con palomitas y palomitero incluido, y una manta que nos mantenga calentitos en nuestro hogar? Claro, todo parecía genial pero… ¿Cómo hacer para que todos lo abrieramos a la vez para mantener la sorpresa? Se nos ocurrió poner un candado en las cajas, con un código que se desveló el día del Open a la hora del almuerzo, para abrirlas todas a la vez en una sala de meet. Así, pudimos ver las caras de sorpresa y las reacciones de los compañeros, hay que admitir que el misterio de no saber qué había en la caja nos regaló momentos bastante graciosos. En la caja aparecía una frase del Mago de Oz que le venía que ni pintada a la temática del Open: “Se está mejor en casa que en ningún sitio”.
El pre Open
Previo al evento, se realizó la propuesta y votación de charlas , a partir de la cual salió el calendario del día. El día se dividía en charlas, pero también había vídeos conductores entre las diferentes actividades con una presentadora especial para la ocasión, y juegos, muchos juegos. Podríamos decir que el calendario estaba pensado para cumplir uno de los objetivos del Open: erahacer piña entre los asistentes, disfrutando de un día diferente de trabajo.
¿Y cómo organizar el día para, desde nuestras casas, poder participar en todos los eventos, pudiendo cambiar de charla o juego en caso de querer hacerlo, y sin perdernos nada? Pues programando una landing a medida, en la que todo iba apareciendo un minuto antes de que empezara la actividad, siguiendo un horario estricto para que todos estuviéramos centrados en lo próximo, con un chat para comentar todas las jugadas y estar en contacto continuo.
Durante toda la mañana pudimos charlar, compartir inquietudes, reírnos, descubrir a una actriz entre nosotros, jugar, hacer piña… y sobre todo disfrutar de un día con nuestros compañeros, aún estando separados físicamente.
Para terminar el Open, como siempre, hicimos una retro, donde los asistentes indicaron las cosas positivas del día, aquellos aspectos a mejorar, ideas para futuros eventos o flores a echar a alguien. En definitiva, ver qué hemos hecho bien y mal y cómo podemos mejorar en próximos Opens.
¿Qué hemos aprendido de este día? Que la Covid-19 no puede paralizarnos. Hay que reinventarse en tiempos de pandemia y, sinceramente, la experiencia ha sido altamente gratificante, tanto para los organizadores como para los asistentes. Damos por finalizado un Open diferente pero que nos deja la sensación de que Biko, pase lo que pase, siempre tendrá esa esencia que nos hace tan especiales.
