A lo largo de los últimos días os hemos contado, sobre todo, las herramientas que usamos en Biko para trabajar en remoto en las diferentes actividades que realizamos en nuestros proyectos (comunicación, documentos, consultoría, gestión de proyectos, diseño, desarrollo) y siempre, desde la perspectiva de los diferentes roles que participamos en ellos.
En mi caso, como Product Owner y también con la experiencia de ser profesor de Recursos Humanos en la Universidad Pública de Navarra, me gustaría hacer hincapié en algunos temas a tener en cuenta en la excepcionalidad de la situación actual que estamos viviendo con la crisis del Covid-19.
Os quiero contar cómo realizamos las diferentes dinámicas de equipo que nuestra metodología de gestión ágil de proyectos nos permite, y cuáles son los aspectos particulares que estamos teniendo muy en cuenta en estos momentos.
Una situación sin precedentes
Como ya os hemos explicado anteriormente, para nosotros la situación actual no implica demasiados cambios en nuestro trabajo diario, ya que estamos habituados y entrenados para ello desde hace años. Pero en esta ocasión, esta crisis tiene particularidades que nos afectan y que tenemos que afrontar:
- Hasta ahora, nosotros decidíamos cuándo trabajar en remoto; y ahora estamos obligados a ello.
- Esta situación se va a alargar y quizás no todos nosotros estemos preparados para trabajar en remoto tanto tiempo.
- Tenemos que compartir nuestro “nuevo” espacio de trabajo con otros miembros de nuestra familia, con sus propias necesidades, horarios…
- La comunicación sí o sí debe ser a distancia. Ya no podemos elegir. Tenemos restricciones.
Nuestras dinámicas de equipo “normales”
Somos una empresa que trabaja con metodología ágil, por lo que realizamos unos rituales de equipo que mantenemos también trabajando en remoto. Algunos de ellos son:
- Planificaciones: reunión (en nuestro caso semanal) para determinar las tareas a realizar en la siguiente interacción con vistas a alcanzar un objetivo en dicho sprint
- Daily: reunión diaria para revisar cómo vamos avance en las tareas de la semana y, sobre todo, alertar de impedimentos que nos pueden hacer no alcanzar el objetivo.
- Demo: revisión al final del sprint de las tareas completadas.
- Retrospectiva: reunión (en nuestro caso cada dos semanas) de repaso de cómo estamos trabajando, qué hemos mejorado y qué tenemos que mejorar, así como ideas para conseguirlo.
En nuestro equipo, a nivel de gestión de proyecto, usamos Jira, que nos permite tener en un único punto toda la información actualizada del proyecto.
Algunas de las cosas que hacemos con Jira son:
- Definir las fases y el estado de las tareas de nuestro proceso de desarrollo: Backlog, Bloqueada, Ready, En Curso, En Revisión, En test, Cerrada
- Desglosar el proyecto en historias, tareas, bugs para tener toda una pila de producto (Backlog) a realizar e ir creando las iteraciones temporales (Sprints) en las cuales vamos a ir desarrollando dichas tareas.
- Definir el objetivo a alcanzar en el sprint
- Asignar cada tarea a uno de los miembros del equipo
- Adjuntar descripción, documentación, comentarios, etiquetas… a cada tarea
- Priorizar, estimar y revisar el grado de avance, incluso recoger tiempos de dedicación
Dichas tareas las recogen cada uno de los miembros del equipo
Algunas pautas para la situación actual
Como os comentaba, esto ya lo hacemos normalmente en el equipo porque tenemos miembros que teletrabajan. Pero la situación que estamos viviendo ahora nos está haciendo que seamos todo el equipo los que teletrabajamos.
Además, algunos de nosotros tenemos otras obligaciones que acometer, como por ejemplo cuidar de nuestros familiares que también tienen que estar recluidos, por lo que hemos tenido que acometer pequeños cambios en estas dinámicas:
- Los horarios. Ahora tenemos que ser más flexibles. Normalmente tenemos horarios y tiempos fijos para realizarlas. Estos días nuestras liturgias se están alargando un poco más. Estamos también cambiando horarios para que todos los miembros del equipo puedan atender también a sus familias.
- Comunicación constante. Tanto en el equipo como con el cliente. Tenemos que balancear dos temas opuestos: Disponibilidad y Foco. En remoto tenemos que estar siempre disponibles y si no lo estamos, avisarlo. Con las herramientas que tenemos (Slack, Meet…) es fácil, pero podemos caer también en la sobresaturación de mensajes y la distracción.
- Espacio de trabajo. De esto ya se ha hablado mucho estos días en todos los medios, pero el espacio es muy importante para trabajar en remoto. Muchos de nosotros ya lo teníamos preparado en casa, pero no para un período largo de tiempo. En esta ocasión los hemos acondicionado mejor si cabe, por ejemplo, llevándonos un 2º monitor de la oficina, que es muy útil para hacer el trabajo con el ordenador más productivo.
- Tiempos de foco. Bloquea momentos del día para cada actividad. Como he dicho, las distracciones son muchas, pero también las horas del día en este momento, por lo que intentamos organizarnos individualmente esos tiempos de foco, tanto para el trabajo como para las actividades personales, y se lo comunicamos al equipo.
- Motivación. Nos ponemos objetivos en los sprints para tener un fin claro al que queremos llegar como equipo. Pequeñas victorias en un corto espacio de tiempo.
- Equipo. Por último, dejamos siempre un momento para el ánimo, el chiste, el cuidado del compañero, para preguntarnos cómo estamos llevando todo esto, cómo están nuestras familias, etc.
Quizás, y pese a la distancia, estamos ahora más unidos que nunca.
