La forma en que deben organizarse las empresas es algo que ya está superado. Entre todos hemos llegado a una ortodoxia que funciona satisfactoriamente, y hemos adoptado ese sistema que permite a las organizaciones avanzar de forma efectiva hacia sus objetivos, al tiempo que se aprovecha la energía y el conocimiento de todas las personas que la forman.
Es broma.
Aquí estamos, en 2020, aún sintiendo esa sensación de que la manera en que nos organizamos está lejos de ser efectiva y en muchos casos, directamente está “rota”. En las últimas décadas, además, la capacidad de moverse rápido y de adaptarse es lo que caracteriza a las organizaciones exitosas, con lo cual hemos apretado aún más las exigencias.
En Biko, a pesar de que no hemos permanecido inmóviles, también vivimos esa tensión de que las cosas se pueden hacer mejor. Que la forma de organizarnos podría ayudarnos a conseguir nuestros objetivos mejor y a aprovechar lo que cada persona podría llegar a aportar. Por eso, a mediados de 2019 decidimos hacer nuestro siguiente experimento y evolucionar cómo nos organizamos, probando de verdad una nueva vía para abordar algunos temas fundamentales. Habíamos oído hablar de la Sociocracia, habíamos leído algo sobre ello en distintos momentos en el pasado y teníamos a personas cercanas que dominaban el tema y querían ayudarnos a probarlo. Así que, ¿por qué no ir a por ello?
En este artículo hacemos un resumen del camino recorrido desde que decidimos abrir la puerta a la Sociocracia en nuestra organización hasta el día de hoy. Con ello pretendemos que nuestra experiencia pueda, de alguna forma, servir a otras personas y organizaciones que estén en un punto parecido al que estábamos nosotros hace algo más de un año. No existen muchas experiencias de este tipo publicadas hasta ahora (especialmente en nuestro idioma), así que, ¿quién sabe? Quizás conocer la nuestra te anima a lanzarte a darle una oportunidad.
A continuación, te contamos nuestra historia en estos 12 meses y destacaremos las prácticas concretas que más valor nos aportan actualmente.
¿Qué es la Sociocracia?
La sociocracia no es un sistema único, sino más bien una combinación de valores, teoría social y método científico que promueve organizaciones armoniosas, respetuosas, auto-organizadas y auto-correctoras.
La Sociocracia clásica tiene sus orígenes en el siglo XIX pero ha ido evolucionando desde entonces y el marco en el que nos hemos basado en Biko es el de la Sociocracia 3.0.
¿Cómo me puedo acercar a la Sociocracia?
Hay numerosos recursos para acercarte a la Sociocracia, comenzando por la web sociocracy30.org donde está todo el material publicado en abierto, desde la explicación en profundidad de cada “patrón” hasta láminas con explicaciones gráficas. Para una lectura en profundidad sobre la Sociocracia, el libro “We the people” resulta recomendable también.
Un consejo en base a nuestra experiencia: al acercarte a la Sociocracia 3.0 te puede asustar que maneja conceptos muy abstractos. Dominios, drivers, tensiones, objeciones… No te dejes asustar. Te invitaría a que hagas un pequeño esfuerzo en profundizar y entender la foto completa. Ese nivel de abstracción está ahí porque es útil, pero al principio es verdad que puede intimidar un poco.
¿Cómo hacer esa inversión? Te diría que lo más efectivo es que tengas una conversación larga con personas que controlen lo que S3 puede aportar y tengan experiencia con ello.
Los 12 primeros meses de nuestra experiencia
En nuestro camino en Biko, representado gráficamente en el diagrama que acompaña a este texto, hay algunos puntos clave que merece la pena destacar:
Decisión (¿octubre 2019?)
La fecha está entre interrogantes a propósito. Es quizás el punto sobre el que más dudas tengo acerca de cuándo y cómo se produjo en nuestro caso. Paradójico, ¿verdad?. Tras algunas conversaciones con nuestros amigos y colaboradores Joserra Díaz (ex-bikoniano) y Ángela Cardoso, expertos en Agile, Sociocracia 3.0 y un montón de cosas más, llegamos a la conclusión de que queríamos probar nuevas formas de autoridad distribuida y de que Sociocracia 3.0 era un marco interesante para Biko.
Open Space (noviembre 2019)
El punto de partida fue un Open Space. A diferencia de otros “open spaces” que solemos hacer en Biko (llevamos ya 19) en los que hemos ido cambiando la dinámica ortodoxa por otra más adaptada al uso que hacemos de ellos, este lo planteamos siguiendo la directrices que vimos importantes para ayudarnos a conseguir lo que queríamos. Hubo invitación previa, una temática/objetivo único “el Biko del futuro”, asistencia voluntaria (aunque no faltó nadie) y cierta preparación previa en forma de artículos compartidos sobre conceptos relacionados con la autoridad distribuida.La jornada fue todo un éxito. Pasamos un rato buenísimo compartiendo inquietudes, ambiciones y risas. “Sueldos”, “Feedback”, “Sesiones 1:1”, “Cómo veo el futuro”, “Vida saludable en Biko”, “Convivir en la oficina”, … con el título de las sesiones podéis ver que hubo de todo.
Identificar “dominios” (noviembre 2019)
Como resultado del Open Space, teníamos 16 actas resultado de las 16 sesiones llevadas a cabo. ¿Qué debíamos hacer con ello? En una sesión de una jornada, nos juntamos 4 personas junto a Joserra y Ángela y analizamos qué temas habían salido y por tanto teníamos pendiente abordar. Me podría extender mucho aquí, pero por resumir diré que conseguimos agrupar todos ellos en 4 nuevos ámbitos, para los cuales no había ninguna persona o grupo establecido en Biko que se ocupara directamente de ellos. Así que definimos esos 4 nuevos “dominios” (además de un quinto que ya existía antes: Bikolabs), cuatro ámbitos de actuación que recogen las inquietudes surgidas de las charlas del open space y decidimos abordarlos de una nueva forma: círculos sociocráticos.
- “MyFuture” se ocuparía de dar visibilidad a la estructura salarial en la organización y la carrera profesional.
- “Amor a la marca”, para lo relativo a la propuesta de valor de Biko, posicionamiento y visibilidad.
- “Kaizen”, para ayudar a una cultura de mejora continua.
- “Día a día”, para el entorno de trabajo, convivencia y salud.
Elaboramos un documento compartido con todo el mundo en Biko en el que quedaba definida la motivación que daba lugar a cada uno de esos círculos, así como las responsabilidades de los mismos, los recursos y limitaciones con que contarían, plazos y evaluación.
Elección de personas para los círculos (enero 2020)
Para algunos círculos, se eligieron personas que a priori parecía claro que debían estar en ellos, y para otros se buscó diversidad y que no fueran siempre las mismas personas quienes están involucradas en iniciativas transversales. Ahí probamos cosas como la búsqueda de consentimiento entre más de 70 personas, en vivo y en directo. No fue sencillo pero se logró 🙂
Formación (enero – febrero 2020)
Antes de echar a andar los círculos, era necesario que todas las personas tuvieran claros varios conceptos importantes, por lo que se hicieron sesiones de formación en sociocracia durante varias jornadas, para que pudiera ser en grupos limitados. Se separaron grupos para formaciones específicas:
- Todas las personas de la organización recibieron una formación básica
- Los miembros de círculos hicieron una formación extendida para entender bien los conceptos y patrones que se aplicarían en el día a día
- Las facilitadoras de círculos profundizaron más en unas sesiones específicas.
Empezar dinámica de círculos (febrero 2020)
Los círculos descritos anteriormente echaron a andar. La facilitación inicial de personas con experiencia (Joserra y Ángela en nuestro caso) resultó de mucha ayuda. Alea jacta est, la suerte estaba echada.
Covid 🙂
Si bien la primera iteración de nuestro experimento sociocrático la habíamos dimensionado en un trimestre aproximadamente, la llegada de la pandemia y el confinamiento en marzo alteró completamente este planteamiento. La organización tuvo que centrarse en adaptarse a la nueva situación, lo cual llevó a un mantra de “Simplifiquemos”. Resulta curioso que la consecuencia fue que algunos círculos detuvieran sus dinámicas, pero en otros se intensificó, aunque en tareas muy diferentes a las previstas inicialmente. El círculo “Día a día”, que estaba preparando un plan de reforma de la oficina, teniendo claro que su foco estaba en el entorno de trabajo, se transformó en la unidad preocupada de saber cómo se las estaban arreglando las personas para trabajar desde sus casas y posteriormente de preparar el plan de reapertura de la oficina. Es la ventaja de no definir simplemente un conjunto de tareas, sino un objetivo basado en una motivación que las personas entienden y comparten.
Evaluación periódica
Es la etapa en la que nos encontramos actualmente. Ha sido un año raro, y lo sigue siendo, y por tanto los tiempos no han sido los previstos. No hemos hecho una evaluación formal tras un trimestre, tal y como habíamos previsto, pero se han realizado retrospectivas en cada uno de los círculos, y ahora tras un año del experimento haremos una revisión más exhaustiva.
Ya os contaremos el resultado 🙂
¿Cuánto tiempo necesito para dominarlo? Al igual que pasa con Agile, es importante echar a andar pero ahí no se termina el camino; sino que es justo ahí donde empieza. Tanto su potencia como sus dificultades se descubren en el propio recorrido. En los muchos años que llevamos trabajando con Agile solemos decir que hay dos posibles respuestas a la pregunta de cuánto cuesta convertirse en una organización Agile: una hora, o más de 10 años. Una hora es lo que nos costó en 2009 reorganizar las mesas y pasar de una organización por departamentos a otra basada en equipos multidisciplinares fijos. Ya éramos ágiles 🙂 Pero también es verdad que llevamos más de 10 años y seguimos aprendiendo y profundizando en lo que supone ser una organización Agile. La clave en este caso creemos que es empezar enfocándose en unas pocas prácticas, resulta un reto más abarcable. Las que señalamos en este artículo son las que recomendaríamos según nuestro aprendizaje. Pero otra de las claves es hacer un esfuerzo por entender bien las bases. De ahí la importancia de la formación.
¡No te pierdas la segunda parte del artículo!
